Администрация Каргатского района Новосибирской области

Наименование программы	Муниципальная целевая программа «Развитие архивного дела в Каргатском районе на 2014-2018 гг.» (далее-программа)
Разработчик программы	Отдел архивной службы администрации Каргатского района
Руководитель программы	Начальник отдела архивной службы администрации Каргатского района Береснева Елена Леонидовна
Цель и задачи программы. Важнейшие целевые индикаторы	Основной целью программы является обеспечение хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Каргатского района и других архивных документов в интересах общества, государства и граждан. Для достижения поставленных целей программа предусматривает решение следующих задач: 1)создание условий для вечного сохранения и развития информационного потенциала Архивного фонда Каргатского района как важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия Новосибирской области. 2)удовлетворение потребностей общества и реализация прав пользователей в информации, содержащейся в документах Архивного фонда Каргатского района Важнейшими целевыми индикаторами реализации программы являются: - общая площадь отремонтированных помещений, представленная для размещения отдела архивной службы администрации Каргатского района; - увеличение доли архивных документов, хранение которых соответствует нормативным требованиям;  -в части обеспечения специальными средствами хранения до 100%; - количество документов с улучшенным физическим состоянием; - количество документов принятых на хранение от организаций источников –комплектования; - 100% удовлетворение потребностей пользователей в информации, содержащейся в документах Архивного фонда Каргатского района
Исполнители основных мероприятий	Отдел архивной службы администрации Каргатского района (далее-муниципальный архив)
Объемы финансирования (с расшифровкой по годам и источникам финансирования)	Суммарные затраты на реализацию мероприятий программы из средств бюджета Каргатского района составляют 450,4 тыс. рублей:* 2014 год - 289,4, тыс.руб * РБ 2015 год - 54,0 тыс.руб.* РБ 2016 год - 67,0 тыс.руб.* РБ 2017 год - 20,0 тыс.руб * РБ 2018 год - 20,0 тыс.руб * РБ *Прогнозные объемы могут корректироваться с учетом последующего финансового года
Ожидаемые конечные результаты реализации программы, выраженные в соответствующих показателях, поддающихся количественной оценке	1. Обеспечение сохранности, повышения уровня безопасности документов Архивного фонда Каргатского района с целью использования документов Архивного фонда Каргатского района и других архивных документов в интересах общества, государства и граждан: - площадь отремонтированных помещений архива составит -164,9 кв.м; -100 % архивных дел будут обеспечены нормативными режимами хранения охранным и световым; -100% удовлетворение потребностей пользователей в информации, содержащейся в документах Архивного фонда Каргатского района; - улучшение физического состояния дел через подшивку- 400дел; - количество документов принятых на хранение от организаций источников –комплектования, в соответствии с планом графиком; -повышение квалификации сотрудников отдела архивной службы позволит ускорить работу по освоению и внедрению новых информационных технологий и эксплуатации современного сложного архивного оборудования- 2 человека

 

2.Общие положения

Программа «Развитие архивного дела в Каргатском районе на 2014-218 годы» призвана содействовать реализации государственной политики в сфере архивного дела на территории Каргатского района.

Объектом программы является отдел архивной службы администрации Каргатского района, представляющий архивную отрасль Каргатского района.

Предметом регулирования программы является деятельность отдела архивной службы по созданию условий, гарантирующих сохранность и возможность эффективного пользования информацией Архивного фонда Каргатского района.

Сфера действия программы – оказание информационных услуг на основе всего многообразия архивных документов

В программе используются следующие термины и понятия:

архивное дело в Российской Федерации( далее также –архивное дело)- деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов;

архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

документы по личному составу- архивные документы, отражающие отношения работника с работодателем;

архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

архивный фонд Каргатского района – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Каргатского района Новосибирской области, относящихся к его информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

отдел архивной службы администрации Каргатского района, муниципальный архив Каргатского района – структурное подразделение администрации Каргатского района, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов архивного фонда Каргатского района;

постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации –хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное)

пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления, либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

ретроспективная информация- информация, содержащаяся в информационных массивах, накопленных за два года и более.

Нормативной правовой базой разработки данной программы являются: Федеральный закон Российской Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне», Закон Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-ОЗ «Об архивном деле в Новосибирской области», постановление Губернатора Новосибирской области от 13.10.2007 № 400 «О мерах по реализации территориальной информационной системы Новосибирской области», постановление Правительства Новосибирской области от 30.01.2012 № 43-па «Об утверждении Порядка разработки, утверждения и реализации ведомственных целевых программ Новосибирской области», постановление администрации Каргатского района от 10.06.2013 №483 «О порядке принятия решений о разработке долгосрочных целевых программ Каргатского района Новосибирской области, их формирования и реализации».

 

3.Характеристика сферы действия муниципальной программы

Муниципальная целевая программа «Развитие архивного дела в Каргатском районе на 2014-218 годы»- программа по развитию архивной отрасли в Каргатском районе.

Показатели основных направлений деятельность отдела архивной службы за 2010-2012 годы

п/п	Наименование показателей	Выполнение плана за 2010 год	Выполнение плана за 2011 год	Выполнение плана за 2012 год
1.	Подшивка дел	110	89	134
2.	Реставрация, ремонт (дел/листов)	5/210	63/1378	573/2925
3	Прием на государственное хранение/по личному составу/фотодокументы	412/0/20	315//181/20	362/40/10
4	Включение документов в состав Архивного фонда РФ	374	497	215
5	Научно-справочный аппарат(описи)	434	672	675
6	Тематический каталог (карточки)	88	538	538
7	Исполнение запросов социально – правового характера, исполнено:	1136	1606	892
8	Исполнение тематических запросов, исполнено	199	293	249
9	Подготовка:
10	- выставок документов/радио- и телепередач	2	1	2
11	- экскурсий/ школьных уроков	2/0	2/2	2/2
12	Подготовка и публикация статей	2	2	2
13	Пользователи архивной информацией, т.ч исследователи	1587/6	2175/6	1251/3
14	Выдача документов пользователям	4012	3811	3329

 

Документы Архивного фонда Каргатского района хранятся в отделе архивной службы администрации Каргатского района. Объем Архивного фонда Каргатского района составляет на 1 января 2013 года 141 фонд в количестве 25229 единиц хранения, в том числе документов по личному составу 7239единиц хранения, фотодокументов 826 единиц учёта. Это официальные документы органов власти и управления, колхозов, совхозов, документы по землеустройству и землепользованию, статистические и финансовые документы, раскулачивании и переселении за пределы района, о помощи фронту в годы Великой Отечественной войны.

Сохраняя документацию по личному составу предприятий и учреждений, отдел архивной службы администрации Каргатского района выступает гарантом социальной защищенности граждан, их пенсионного обеспечения. Ежегодно за различными справками в отдел архивной службы обращаются свыше одной тысячи граждан.

Архивные документы активно используются как при принятии управленческих решений, так и для подтверждения прав собственности на землю и недвижимость.

По состоянию на 1 января 2013 года источниками комплектования муниципального архива являются 56 организаций, создающих документы постоянного хранения, имеющие социальное и экономическое значение и являющиеся составной частью Архивного фонда Российской Федерации.

Основополагающим в деятельности отдела архивной службы администрации Каргатского района является создание условий, соответствующих общегосударственным требованиям. Предоставление соответствующих зданий; обеспечение охранного, светового режима; упорядоченное размещение документов с применением специальных средств хранения, проведение работ по ремонту материальной основы документов , их регулярная проверка наличия. Отклонение от нормативных требований ведет к угрозе безвозвратной утраты комплекса информации, частичной или полной.

Проблема комплектования, безопасности и сохранности Архивного фонда Каргатского района относится к приоритетным задачам социально-экономического развития Каргатского района.

В настоящее время, существующее состояние архивохранилищ и материально-техническая база отдела архивной службы не обеспечивают в полной мере сохранность архивных документов на уровне нормативных требований, что приводит к преждевременному старению архивных документов, разрушению их физической основы, угрозы гибели.

В 2012 году, в связи с загруженностью архивохранилищ (105%) отделу были выделены помещения для размещения архива общей площадью 262 кв.м., в том числе площадь архивохранилищ 128 кв.м.. В сравнении с имеющимися на сегодняшний день площадями в отделе архивной службы прирост составит 151кв.м., по архивохранилищам-48,5 кв.м., что позволит помимо рабочих кабинетов оборудовать читальный зал, комнаты для работы с документами, для установки сканера. Во втором полугодии 2013 года, в ходе реализации мероприятий предыдущей районной целевой программы « Развитие информационных технологий и систем хранения в архиве Каргатского района на 2011-2013 гг.» начат ремонт помещений площадью 97,1 кв.м. для размещения двух рабочих кабинетов, читального зала и одного архивохранилища. В отремонтированном архивохранилище сможет разместиться часть документов Архивного фонда Каргатского района в количестве 13498 единиц хранения, что составит 53 % от документов находящихся на хранении в отделе архивной службы, 47 % документов будут находиться в условиях не соответствующих нормативным. Кроме того, отдел архивной службы не сможет принять документы постоянного хранения в плановом порядке от организаций –источников комплектования ,что приведет к сверхнормативному хранению документов на месте в организациях- источников комплектования. Для обеспечения сохранности архивных документов на уровне нормативных требований необходимо, продолжение ремонтных работ в выделенных помещениях для размещения архива. Настоящая программа направлена на решение данной проблемы.

В соответствии с условиями гарантированной сохранности документов, программа предусматривает меры по ремонту площадей 164,9 кв.м., а так выделить из общей системы охранной сигнализации с выводом на пульт вневедомственный охраны только помещений отдела архивной службы администрации Каргатского района. Для обеспечения нормативного светового режима, необходимо оснастить архив специальными средствами (жалюзи).

Документы Архивного фонда Каргатского района физически стареют и нуждаются в реставрации. Кроме того, архивные документы в процессе перевода в электронную форму подвергаются расшивке, а затем заново подшиваются. Только за второе полугодие 2013 года было улучшено физическое состояние документов в количестве 479 ед.хр., отреставрировано 60 дел. Перспективный план до 2015 года по переводу в электронную форму (оцифровке) 20% фондов, предполагает улучшить физическое состояние документов в количестве 4932 единицы. В связи с этим программа предусматривает оснащение отдела архивной службы полуавтоматическим оборудованием для подшивки документов.

Отдел архивной службы администрации Каргатского района ведет все основные формы учетных документов (страховые и рабочие экземпляры описей в количеств 675 единиц, наблюдательные дела организаций -источников комплектования , дела фондов и др.), тематический каталог в количестве 538 карточек, которым необходимо обеспечить нормативные условия хранения. Единственный металлический сейф, имеющийся в отделе, не обеспечивает нормативную потребность в хранении всех учетных документов. Большая часть учетных документов находится в открытом доступе. Поэтому чтобы снизить воздействие неблагоприятных факторов, обеспечит сохранность и создать оптимальные условия для хранения всех учетных документов необходимо приобретение специальных средств хранения (металлический шкаф, шкаф картотечный).

Следующая проблема, решение которой предполагается осуществить в рамках настоящей программы, обусловлена совершенствованием использования архивной информации, расширением доступа к ней граждан и юридических лиц.

Отдел архивной службы администрации Каргатского района осуществляет приём граждан и рассмотрение их заявлений по вопросам предоставления информации по документам архива; предоставляет пользователям архивные документы, печатные издания или их копии для изучения; изготавливает копии документов по запросам пользователей; обеспечивает доступ к архивным справочно-поисковым системам;; проводит информационные мероприятия (историко-документальные выставки, экскурсии по архиву, уроки для школьников); осуществляет подготовку документальных публикаций по документам архива.

Приобретение мебели в читальный зал создаст комфортные условия для работы пользователей в этой зоне.

Обучение сотрудников архива основам использования информационных технологий в служебной деятельности и их переподготовка оптимизирует процесс предоставления архивной информации.

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, установлены условия хранения архивных документов, которые на сегодняшний день выполняются в отделе архивной службы администрации Каргатского района.

Для выбора правильной стратегии и тактики дальнейшего развития муниципального архива Каргатского района наиболее целесообразным является программно-целевой метод, позволяющий конкретизировать комплексные и системные решения приоритетных проблем архивного дела в Каргатском районе в перспективе на 2014-2018годы, а также позволяющий обеспечить контроль за эффективностью расходования бюджетных средств.

 

4. Цели и задачи муниципальной программы

Целью программы является обеспечение хранения, комплектования и использования документов Архивного фонда Каргатского района и других архивных документов в интересах общества, государства и граждан.

Целевую установку программы возможно реализовать посредством решения следующих задач:

Задача 1. Создание условий для вечного сохранения и развития информационного потенциала Архивного фонда Каргатского района как важной составной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия Новосибирской области.

Решение задачи предусматривает систему мер по обеспечению комплектования, сохранности и использования архивных документов и включает в себя комплекс мероприятий по своевременному приёму на хранение, созданию нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов в отделе архивной службы администрации Каргатского района, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии, а также наиболее полное удовлетворение потребностей физических и юридических лиц в ретроспективной информации.

Данные условия комплектования, хранения архивных документов должны обеспечиваться:

· ремонтом помещений, выделенных для размещения отдела архивной службы администрации Каргатского района;

· применением специальных средств для создания оптимального (нормативного) светового, охранного режима в помещениях архива;

· применением специальных средств хранения (шкафы, сейфы и др.);

· использованием современного оборудования для реставрации и улучшения физического состояния архивных дел.

 

Задача 2. Удовлетворение потребностей общества и реализация прав пользователей в информации, содержащейся в документах Архивного фонда Каргатского района

Всестороннее использование документов Архивного фонда Каргатского района и других архивных документов, хранящихся в отделе архивной службы администрации Каргатского района, включает в себя информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений ретроспективной документальной информацией в целях оказания муниципальных услуг в установленной сфере деятельности.

Каждая из выдвинутых задач включат в себя большой комплекс мероприятий, необходимых для их выполнения и требующих финансовых затрат.

Цели и задачи долгосрочной программы изложены в приложении № 1.

 

 

5. Программные мероприятия муниципальной целевой программы

Программа содержит конкретные мероприятия, взаимосвязанные по срокам, и направленные на комплексную реализацию ее цели. Перечень программных мероприятий определен в Приложении № 2 к программе.

 

6. Механизм реализации муниципальной программы

Реализация программы возлагается на администрацию Каргатского района и отдел архивной службы администрации Каргатского района, где суммарные затраты на реализацию мероприятий программы из средств бюджета Каргатского района составляют 450,4 тыс. рублей:

2014 год - 289,4, тыс.руб * РБ

2015 год - 54,0 тыс.руб.* РБ

2016 год - 67,0 тыс.руб.* РБ

2017 год - 20,0 тыс.руб * РБ

2018 год - 20,0 тыс.руб * РБ

 

Реализация и финансирование программы осуществляется в соответствии с перечнем программных мероприятий на основании нормативных правовых актов, действующих на территории Новосибирской области и Каргатского района, государственных контрактов (договоров), заключаемых с поставщиками товаров, работ и услуг, в соответствии с федеральными законами от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и в соответствии с постановлением Правительства Новосибирской области от 18.10.2010 № 176-п «Об утверждении Порядка разработки и утверждения исполнительными органами государственной власти Новосибирской области административных регламентов предоставления государственных услуг», с Уставом Каргатского района и регулирует вопросы организации и содержания муниципального архива, комплектования (формирования), хранения, учета и использования документов муниципального архивного фонда, документов, относящихся к собственности Новосибирской области, а также отношения в области управления архивным делом на территории Каргатского района Новосибирской области.

Отдел архивной службы администрации Каргатского района контролирует выполнение программных мероприятий. В случае отклонений от предусмотренных результатов, устраняет причины и определяет меры по устранению отклонений.

Отдел архивной службы администрации Каргатского района представляет, в срок:

1) до 20 числа месяца, следующего за отчетном кварталом, в управление экономического развития, имущества и земельных отношений администрации Каргатского района и управление финансов и налоговой политики Каргатского района отчеты о ходе реализации программы с приложением аналитической записки, содержащей качественные и количественные результаты выполнения программы, анализ возникающих проблем и предложения по их устранению;

2) ежегодно, до 15 сентября в управление финансов и налоговой политики Каргатского района и в управление экономического развития, имущества и земельных отношений администрации Каргатского района план мероприятий на очередной финансовый год.

Отдел архивной службы администрации Каргатского района размещает на своей странице официального сайта Администрации Каргатского района в сети Интернет отчеты (информацию) о ходе реализации программы и нормативно правовые акты, касающиеся реализации программы, в течении пяти рабочих дней со дня их подготовки и/или их утверждения.

 

7. Эффективность реализации муниципальной целевой программы

Социально-экономический эффект от реализации программы будет заключаться в обеспечении сохранности, повышения уровня безопасности документов Архивного фонда Каргатского района с целью использования документов Архивного фонда Каргатского района и других архивных документов в интересах общества, государства и граждан.

Выполнение намеченных в Программе организационно-практических мероприятий позволит:

- создать оптимальные условий для вечного хранения документов Архивного фонда Каргатского района, что выразится в 100% обеспечении архивных дел нормативными режимами хранения - отремонтированные помещения для размещения муниципального архива, охранным и световым режимами; в размещении 100% учетных документов и тематического каталога в специальных средствах хранения; улучшить физическое состояние документов; обеспечить своевременный стопроцентный прием документов ,вошедших в состав Архивного фонда РФ от организаций источников -комплектования и документов по личному составу ликвидированных предприятий(банкротство)

- повысить доступности в удовлетворении потребности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных организаций ретроспективной информацией, а также позволит населению осуществлять работу самостоятельно с архивными документами;

- повышение квалификации сотрудников отдела архивной службы

позволит ускорить работу по освоению и внедрению новых информационных технологий и эксплуатации современного сложного архивного оборудования.

 

8. Источники финансирования муниципальной целевой программы 

Финансирование мероприятий программы осуществляется за счет средств, выделяемых из бюджета Каргатского района. Общий объем финансирования программы составляет 450,4 тыс. рублей, в том числе по годам :

2014 год - 289,4, тыс.руб. РБ

2015 год - 54,0 тыс.руб. РБ

2016 год - 67,0 тыс.руб. РБ

2017 год - 20,0 тыс.руб. РБ

2018 год - 20,0 тыс.руб. РБ